Aufbewahrungsfristen in der Personalverrechnung

In Österreich sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen streng geregelt: Sie gelten auch für Personaldaten und die Lohnverrechnung. Unterlagen der Personalverrechnung sind sieben Jahre lang aufzuheben, einige Stammdaten sogar 30 Jahre lang.

„Ein Dienstnehmer hat 30 Jahre lang nach Beendigung des Dienstverhältnisses das Recht auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses, daher müssen in diesem Zeitraum dafür relevante Personalstammdaten verfügbar sein“, sagt Elke Steinbacher, Berufsgruppensprecherin Buchhaltung der Fachgruppe UBIT Salzburg. Aufbewahrt werden müssen nicht nur die regelmäßigen Lohnzettel oder Anmeldeunterlagen, sondern auch Stundenlisten oder Vereinbarungen. Die 7-Jahres-Frist beginnt dabei immer mit dem Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres, in dem die Daten erfasst wurden. Buchhalter wissen, welche Fristen für die verschiedenen Dokumente gelten, und sorgen im Auftrag ihrer Kunden für eine rechtskonforme Aufbewahrung.

Aufbewahrungsfristen im Detail:

• Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre
• Daten betreffend Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG: 3 bzw. 5 Jahre
• Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebs­pensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs 2 AVRAG: 5 Jahre
• Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle nach § 16 ASchG: mind. 5 Jahre
• Aufzeichnung über Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG: 5 Jahre
• Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB: 30 Jahre

Tipp: Es kann sinnvoll sein, auch Personal-Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses einen längeren Zeitraum aufzubewahren, da sie als Nachweise bei Rechtsstreitigkeiten und Steuerprüfungen dienen können. Zu beachten sind dabei die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung.

Auf zuverlässige Datensicherung achten

Die Unterlagen können in Papierform oder digital auf Datenträgern archiviert werden. Das bietet den Vorteil, dass wenig Stauraum für Aktenbestände benötigt wird. Die Aufbewahrungsfristen gelten bei beiden Aufbewahrungsarten und es ist darauf zu achten, dass die Daten während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Bei digitaler Speicherung müssen die Daten während des gesamten Zeitraums sofort zugänglich gemacht werden können und es ist dafür zu sorgen, dass sie auf den verwendeten Datenträgern erhalten bleiben. Am sichersten ist eine doppelte Sicherung auf verschiedenen externen Medien, die getrennt voneinander aufbewahrt werden. Im Falle einer Materialermüdung oder eines Ereignisses wie etwa einem Wasserschaden, ist so sichergestellt, dass die elektronischen Daten weiter verfügbar sind. Sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb der Frist nicht mehr vorhanden, wird bei Finanzprüfungen von den Abgabenbehörden geschätzt und es drohen Strafen.