Aufbewahrungspflicht gilt auch für digitale Daten:
Buchführungspflichtige müssen laut Unternehmensgesetz eine Vielzahl an Daten wie Bilanzen, Abschlüsse und Buchungsbelege sieben Jahre lang geordnet aufbewahren. Diese Vorschriften gelten auch für digitalisierte Buchhaltungsdaten.
Laut Bundesabgabenordnung müssen Aufzeichnungen elektronischen Ursprungs für abgabenrechtliche Zwecke in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. IT-Anwendungen, die die Kriterien ordnungsmäßiger Buchführung erfüllen, kommen dabei zum Einsatz. Die Daten werden in speziellen Buchhaltungsprogrammen erfasst und auf verschiedenen Speichermedien wie CDs, Speicherkarten oder Backup-Bändern gesichert. Im Fall einer Steuerprüfung stehen die Daten so vorschriftsmäßig zur Verfügung. Weitere Details zur Aufbewahrungspflicht gibt es hier in den FAQs der Wirtschaftskammer nachzulesen.
Maximale Datensicherheit durch Planung
Die zentralen Fragen bei der Datensicherung sind: Wer führt die Datensicherung in welchen Abständen auf welchen Speichermedien durch und wie werden die Sicherungen aufbewahrt? Am besten wird regelmäßig gesichert, jedenfalls aber nach größeren Datenänderungen wie bei Abschlüssen. Für maximale Sicherheit werden die Datensicherungen örtlich entfernt vom Computersystem in einer sicheren Umgebung aufbewahrt.
„Buchhalter sind mit den Vorschriften zur Datensicherung vertraut und sorgen dafür, dass die Daten ihrer Klienten bestmöglich gesichert und aufbewahrt werden. In Zusammenarbeit mit IT-Spezialisten wird dadurch maximale Datensicherheit den gesetzlichen Vorgaben entsprechend gewährleistet“, sagt Maria Moser, stellvertretende Fachgruppenobfrau. Den Salzburger Experten der Rechnungswesenberufe für Ihre Buchführung finden Sie hier. Nutzen Sie die Gelegenheit zur kostenlosen Erstberatung in der Wirtschaftskammer Salzburg. Gleich Termin anfordern unter gs@wks.at.
