Home-Office erfolgreich und effizient umsetzen

Das Arbeiten aus dem Home-Office ist in vielen Betrieben zur Regel geworden. Damit Betriebe auf lange Sicht diese Arbeitsweise erfolgreich nutzen können, braucht es aber klare Rahmenbedingungen. Zum einen müssen hohe Standards im Bereich IT-Sicherheit gewährleistet sein, zum anderen erfordern neue Arbeitsweisen auch angepasste organisatorische Strukturen und Flexibilität auf Seiten des Betriebs und der Mitarbeiter. Das wird durch eine duale Begleitung durch Unternehmensberater und IT-Experten sichergestellt.

In der Studie Flexible Working 2020 gaben über 80 % der Befragten an, dass auch zukünftig sowohl die Anzahl der regelmäßig mobil arbeitenden Personen als auch das durchschnittliche Ausmaß von Home-Office höher sein wird. 84 % verwenden zudem mehr digitale Kommunikationstools als vor der Corona-Krise. Home-Office ist also ein Thema, das nicht mehr aus dem Arbeitsleben wegzudenken ist. Richtig organisiert und geregelt stellt das Arbeiten im Home-Office eine attraktive Alternative zur Präsenzarbeit im Büro dar. Um auch im Heimbüro effizient und ohne Informationsverluste für das Team zu arbeiten, braucht es organisatorische Vorgaben, die Betrieb und Mitarbeiter gemeinsam festlegen und einhalten. Unternehmen sind daher gut beraten, das vielfach eilends eingeführte Home-Office im Betrieb auf strukturierte Beine zu stellen. So lassen sich die Vorteile für alle nutzen, ohne dass Effizienz und Zusammenarbeit im Betrieb leiden. Sinnvoll eingesetzt, stellt Home-Office eine Bereicherung dar – mit Nutzwert für Mitarbeiter und den Betrieb.  

Flexibles Arbeiten braucht Rahmenbedingungen

Es ist im Interesse des Betriebs und aller Beteiligten, wenn klare Vorgaben und Strukturen für das Arbeiten im Home-Office geschaffen werden. „Regeln sind auch bei flexiblen Arbeitsweisen wichtig, Sie sind Orientierungshilfe und sorgen dafür, dass Prozesse ebenso effizient ablaufen wie bei der Arbeit vor Ort im Unternehmen. Allerdings sollten die Rahmenbedingungen nicht überreglementiert werden und noch genügend Platz für Flexibilität lassen“, empfiehlt Mag. Matthias Reitshammer, CMC, Berufsgruppensprecher Unternehmensberatung der Fachgruppe Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie der Wirtschaftskammer Salzburg.

Experten der Unternehmensberatung unterstützen Betriebe dabei, neue Prozesse und gemeinsame Vorgaben zu definieren, die den reibungslosen Ablauf gewährleisten. Sie beraten zu neuen Formen der Zusammenarbeit im Team, kennen gezielte Maßnahmen zur Teamstärkung und Sicherung der Kommunikation auch beim Arbeiten auf Distanz und vermitteln in Coaching wichtige Führungskompetenzen im Umgang mit neuen Arbeitsweisen. Die Möglichkeit des flexiblen Arbeitens stellt auch einen großen Pluspunkt für das Employer Branding dar. Dadurch wird es einfacher, geeignete Fachkräfte für den Betrieb zu gewinnen.

Mögliche Punkte für die Rahmenbedingungen im Home-Office:

• Definition der Tätigkeiten im Home-Office
• Kernzeiten/Erreichbarkeiten
• Festlegung der Mindestanwesenheit im Betrieb (kombinierte Modelle)
• technische Ausstattung und Vorgaben im Bereich IT-Sicherheit
• sicherer Umgang mit vertraulichen Daten
• Verwendung einheitlicher Kollaborations- und Projekttools
• Gruppenmeetings/soziale Kontakte (Jour fixe, täglicher Video-Call)

Sicheres Arbeiten gewährleisten

Erfolgreiches Arbeiten im Home-Office setzt eine gute Planung der IT-Infrastruktur und der IT-Sicherheit im Betrieb voraus. Einen sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten aus dem Home-Office bieten VPN (Virtual Private Network) oder eigene Intranet-Lösungen. Mit den entsprechenden Berechtigungen haben Mitarbeiter Zugriff auf Daten und Programme. Für die digitale Zusammenarbeit im Team stehen viele etablierte Software-Lösungen wie Slack oder Microsoft Teams zur Verfügung. Sinnvoll ist es, im Betrieb Standards festzulegen, welche Lösungen für welche Aufgaben eingesetzt werden. Die Sicherheit der Tools sollte dabei im Vordergrund stehen, damit externen Personen nicht Zugang zu vertraulichen Gesprächen oder Daten gewährt wird. Die meisten gängigen Software-Lösungen lassen sich bereits plattformübergreifend auf Laptops, Tablets und Smartphones installieren. „Bei der Arbeit im Home-Office braucht es klare Vorgaben zur Nutzung betrieblicher Hardware und zur Verwendung sicherer Tools. Außerdem müssen Mitarbeiter im Hinblick auf den Umgang mit sensiblen Daten und die Gefahren durch Cyberkriminalität geschult werden. Sind die nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen, steht der erfolgreichen Nutzung flexibler Arbeitsweisen nichts im Weg“, betont Nikolaus Lasser-Andratsch, MSc, Berufsgruppensprecher Informationstechnologie der UBIT Salzburg. IT-Experten sorgen für eine abgestimmte IT-Infrastruktur, helfen bei der Planung der Sicherheitsrichtlinien und führen Schulungen durch.

Duale Begleitung sichert erfolgreiches Home-Office

Mit professioneller „Dualer Unterstützung“ durch Unternehmensberater und IT-Profis lassen sich flexible Arbeitsweisen wie das Home-Office erfolgreich im Betrieb etablieren. Die IT-Experten sind mit den digitalen Technologien und Tools vertraut, bringen mit ihrem Fachwissen die Sicherheit im Unternehmen auf Schiene und unterstützen bei der Bewusstseinsbildung im Team. Experten der Unternehmensberatung unterstützen Betriebe dabei, die organisatorischen Voraussetzungen für effizientes Arbeiten zu schaffen und die Teams für die neuen Anforderungen und Arbeitsweisen zu rüsten. „Durch die enge Abstimmung von Unternehmern mit den IT-Experten und Unternehmensberatern in der Umsetzung digitaler Technologien wird ein zügiger und reibungsloser Prozess sichergestellt. Mit der richtigen fachlichen Unterstützung lassen sich die Chancen digitaler Arbeitsweisen von Betrieben effizient nutzen – nicht nur in der Krise, sondern als wichtiger Schritt in eine erfolgreiche Zukunft“, sagt Mag. Hansjörg Weitgasser, CMC, CSE, Obmann der Fachgruppe UBIT Salzburg. Die Experten der Informationstechnologie und Unternehmensberatung in Ihrer Nähe finden Sie hier.

7 Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Home-Office